Si buscas una plantilla, es que aún lo llevas en papel.
La orden de trabajo en Word se rellena, se imprime, se mancha y acaba en un cajón. Y al mes siguiente nadie sabe qué se le hizo a ese coche.
La orden en papel acaba en un cajón y nadie sabe qué se hizo.
Desde la tablet · Con fotos de cómo entró · Funcionando en siete días
El problema no es rellenarla. Es encontrarla después.
El cliente pregunta qué se le hizo hace ocho meses y hay que bajar al archivador.
«¿Por dónde va el Golf?» y hay que ir al foso a preguntar.
Una pieza pedida que nadie sabe si llegó, con el coche ocupando elevador.
Y al facturar, volver a escribir todo lo que ya estaba escrito en la orden.
Cada una de esas cosas son cinco minutos. Y son veinte veces al día.
La orden deja de ser un papel. Pasa a ser el sitio donde está todo.
Lo que entra por recepción, lo que hace el mecánico, la pieza que se pidió, lo que aceptó el cliente y lo que se facturó. Todo colgando de la misma orden, y todo en el historial del vehículo cuando vuelva.
De que entra el coche a que sale la factura
Sin que nadie copie un dato de un sitio a otro.
Se abre con el coche delante.
Matrícula, kilómetros, lo que dice el cliente que le pasa y las fotos de cómo entró el coche. Desde la tablet, en el momento, no en un papel que luego alguien pasa a limpio. Y si el vehículo ya estuvo, aparece su historial entero.
Cinco estados y se acabó preguntar.
Diagnosticando, en proceso, esperando repuestos, esperando pago y completado. El mecánico los marca desde la tablet con dos toques. Cuando alguien llama preguntando por su coche, la respuesta está en pantalla.
Con la conformidad del cliente.
El presupuesto sale de la propia orden y se manda por WhatsApp. Queda registrado quién lo aceptó y cuándo, que es lo que evita el «yo no autoricé eso» al recoger el coche.
Enganchadas al trabajo que esperan.
La pieza pedida al proveedor queda unida a su orden, con fecha prevista. Cuando llega, avisa. Y mientras no llega, el coche está en «esperando repuestos» y todo el mundo sabe por qué está parado.
De la orden sale la factura.
Mano de obra, piezas y tiempos reales ya están dentro, así que la factura se emite desde ahí sin volver a escribir nada. Y todo queda en el historial del vehículo para la próxima vez.
Esto es una parte. Vienen los cinco departamentos.
Con el mismo sistema vienen la web, el posicionamiento en tu zona, las campañas y el WhatsApp contestado por un agente que cierra citas. Una sola empresa para todo, una factura y siete días de puesta en marcha.
Con esto vienen la web, las campañas y el WhatsApp contestado.
01¿Puedo usarlo si ahora lo llevo en papel o en Excel?
Es justo el caso más común. Lo que se hace es migrar lo que tengas —clientes, vehículos, historial— y empezar. La diferencia se nota en la primera semana: deja de haber órdenes que aparecen apuntadas en dos sitios distintos.
02¿Los mecánicos tienen que aprender a usar un programa?
No entran en el programa. Abren la tablet, ven sus trabajos por orden de hora y marcan que empiezan o que esperan una pieza. Son dos toques. La formación va incluida y volvemos las veces que haga falta.
03¿Se puede firmar la conformidad?
El presupuesto se manda por WhatsApp y la aceptación queda registrada con fecha y hora. Es lo que de verdad usa la gente, y deja rastro igual que una firma en papel.
04¿Sirve para chapa y pintura?
Sí, aunque ahí el trabajo se lleva como expediente porque tiene peritaje y autorización de la compañía. Lo explicamos en la página de chapa y pintura.
05¿Puedo ver lo que ha dejado cada orden?
Sí: lo facturado, lo que costaron las piezas y el tiempo real dedicado. Es la única forma de saber qué trabajos dan dinero y cuáles los haces por costumbre.
Empecemos.
Veinte minutos por videollamada. Nos cuentas cómo trabajas hoy y te enseñamos el sistema con tu caso.